Deutsche Telekom AG - Geschäftsbericht 2009

Der Aufsichtsrat hat zur optimalen Wahrnehmung seiner Aufgaben derzeit sechs ständige Ausschüsse gebildet: Einen Präsidialausschuss, der Vor- standspersonalia und insgesamt die Sitzungen des Aufsichtsrats vorbereitet, einen Personalausschuss, der den Vorstand bei Personalthemen – mit Ausnahme der Vorstandspersonalia – berät, einen Finanzausschuss, der komplexe finanzwirtschaftliche Themen und die Planungen des Unter- nehmens behandelt, sowie einen Prüfungsausschuss/Audit Committee, der die Aufgaben eines Prüfungsausschusses nach dem Deutschen Corporate Governance Kodex sowie eines Audit Committees nach US-Recht unter Berücksichtigung des zwingenden deutschen Rechts wahrnimmt und den Jahresabschluss vor der Befassung im Aufsichtsrat behandelt. Des Weiteren hat der Aufsichtsrat einen Nominierungsausschuss gebildet, der aus- schließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt ist. Der Nominierungs- ausschuss hat die Aufgabe, dem Aufsichtsrat für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten vorzuschlagen. Schließ- lich gibt es auch einen Vermittlungsausschuss gemäß § 27 Abs. 3 des Mitbestimmungsgesetzes. Darüber hinaus ist mit Wirkung zum 1. Januar 2010 ein Sonderausschuss eingerichtet worden, der die Beteiligung des Unternehmens an der Versteigerung von Frequenzen der vierten Mobil- funkgeneration in Deutschland begleitet. Nähere Angaben zur Zusammen- setzung und Arbeitsweise der Ausschüsse können dem Bericht des Auf- sichtsrats an die Hauptversammlung auf den Seiten 30–38 des Geschäfts- berichts entnommen werden. Die jeweiligen Ausschussvorsitzenden berichten regelmäßig an den Aufsichtsrat über die Arbeit der Ausschüsse. Der Vorsitzende des Prüfungs- ausschusses, Herr Dr.h.c. Bernhard Walter, verfügt über besondere Kennt- nisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrund- sätzen und internen Kontrollverfahren. Er ist zugleich Financial Expert im Sinne des Sarbanes-Oxley Act. Herr Dr.h.c. Bernhard Walter ist kein ehe- maliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft. Weitere Angaben zu den Aufsichtsratsmitgliedern einschließlich ihrer Aufsichtsratsmandate bei anderen Gesellschaften sind auf den Seiten 220–221 des Geschäftsberichts zu finden. Vermeidung von Interessenkonflikten. Interessenkonflikte von Vorstands- bzw. Aufsichtsratsmitgliedern werden dem Aufsichtsrat unverzüglich offengelegt. Die Übernahme von Tätigkeiten von Vorstandsmitgliedern, die nicht zur Wahrnehmung des Vorstandsmandats gehören, unterliegt der Zustimmung des Präsidialausschusses des Aufsichtsrats. Risiko- und Chancenmanagement. Der Umgang mit Chancen und Risiken, die im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ent- stehen, ist für Vorstand und Aufsichtsrat von grundsätzlicher Bedeutung für eine professionelle Unternehmensführung. Der Vorstand wird von dem im Konzern eingerichteten Risikomanagement regelmäßig über die Risiken sowie deren Entwicklung informiert. Er berichtet seinerseits über die Risikolage und das Risikomanagement-System an den Aufsichtsrat. Das Risikomanagement-System der Deutschen Telekom wird von den Abschluss- prüfern und der internen Revision geprüft und von der Gesellschaft konti- nuierlich weiterentwickelt. Der Prüfungsausschuss befasst sich mit dem Risikomanagement inklusive der Überwachung der Wirksamkeit des internen Risikomanagement-Systems. Das Risikomanagement umfasst neben finan- ziellen Risiken u.a. auch Reputationsrisiken. Weitere Ausführungen finden sich im Konzernlagebericht unter dem Kapitel „Risiko- und Chancen- management“ des Geschäftsberichts (Seiten 106–116). Internes Kontrollsystem der Finanzberichterstattung. Die Deutsche Telekom erfüllt die strengen US-amerikanischen Kapitalmarktanforderungen der Section 404 des Sarbanes-Oxley Act (S-OX404). Dazu wurde ein Prozess zur systematischen Bewertung der Effektivität des Internen Kontroll- systems der Finanzberichterstattung implementiert. Die konzernweite Funktionsfähigkeit wurde für das Geschäftsjahr 2009 erneut nachgewiesen. Der Prüfungsausschuss nimmt für den Aufsichtsrat die Aufgabe der Über- wachung der Rechnungslegungs- und Finanzberichterstattungsprozesse wahr. Das interne Kontrollsystem der Finanzberichterstattung wird konti- nuierlich weiterentwickelt und von der internen Revision und von den Abschlussprüfern unabhängig voneinander geprüft. Der Prüfungsausschuss befasst sich auch mit der Überwachung der Wirk- samkeit des Internen Kontrollsystems, das über die Finanzberichterstattung hinausgeht, und erfüllt damit die seit Mai 2009 in Kraft getretenen Anforde- rungen des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG). Eine Beschreibung der wesentlichen Merkmale des rechnungslegungsbezogenen Internen Kontrollsystems findet sich im Abschnitt Konzernstruktur des Konzernlageberichts (Seite 61). Rechnungslegung und Abschlussprüfung. Mit den Abschlussprüfern der Deutschen Telekom ist vereinbart, dass der Vorsitzende des Aufsichtsrats bzw. des Prüfungsausschusses über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- oder Befangenheitsgründe unverzüglich unterrichtet wird, soweit diese nicht unverzüglich beseitigt werden. Ferner ist vereinbart, dass die Abschlussprüfer über alle für die Aufgaben des Aufsichtsrats wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse unverzüglich berichten, die sich bei der Durchführung der Abschlussprüfung ergeben. Vereinba- rungsgemäß haben die Abschlussprüfer den Aufsichtsrat zu informieren bzw. im Prüfungsbericht zu vermerken, wenn sie bei Durchführung der Abschlussprüfung Tatsachen feststellen, die eine Unrichtigkeit der von Vorstand und Aufsichtsrat abgegebenen Erklärungen zum Deutschen Corporate Governance Kodex ergeben. Der Prüfungsausschuss untersucht die Unabhängigkeit der Abschlussprüfer. 42