Deutsche Telekom AG - Geschäftsbericht 2009

Als Teil des Compliance-Programms gibt es den Code of Conduct sowie den Ethikkodex. Der Code of Conduct ist ein Verhaltenskodex, in dem verbind- lich festgelegt ist, wie ein an Werten orientiertes und rechtskonformes Verhalten im Geschäftsalltag von den Mitarbeitern und dem Management gelebt werden soll. Der Ethikkodex gilt für die Mitglieder des Konzernvor- stands und Personen, die eine besondere Verantwortung für die Finanz- berichterstattung tragen. Er verpflichtet zu Redlichkeit, Integrität, Transparenz und ethischem Verhalten und wird von den betroffenen Personen einmal im Jahr durch Unterzeichnung explizit anerkannt. Der Code of Conduct sowie der Ethikkodex sind auf der Internetseite der Deutschen Telekom (www.telekom.com) veröffentlicht. Die Deutsche Telekom betreibt das Portal Ask me!, über das Mitarbeiter der Deutschen Telekom bei Verhaltensunsicherheit compliancerelevante Fragen stellen können. Darüber hinaus betreibt die Deutsche Telekom das Portal Tell me! (http://www.telekom.com/dtag/cms/content/dt/un/ethikline), über das Hinweise über potenzielles oder tatsächliches Fehlverhalten anonym telefonisch, per Brief oder elektronisch gemeldet werden können. Die Com- pliance wird durch den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats überwacht. Das jährliche Compliance-Programm der Deutschen Telekom wird auf Basis eines einheitlichen Prozesses zur Risikobewertung entwickelt und über die Compliance-Organisation umgesetzt. Im Jahr 2010 steht die risikoorientierte Weiterentwicklung des bisherigen Compliance-Programms im Vordergrund. In diesem Zuge werden auch weiterhin Compliance- Schulungen in Form von Präsenz-Trainings und eLearning-Kampagnen durchgeführt. Die Deutsche Telekom hat einen Datenschutzbeirat eingerichtet. Der Daten- schutzbeirat ist ein unabhängiges Beratungsgremium des Vorstands der Deutschen Telekom AG. Er dient dem konstruktiven Austausch mit führenden Datenschutzexperten und Persönlichkeiten aus Politik, Lehre, Wirtschaft und unabhängigen Organisationen und berät zu wichtigen datenschutz- relevanten Themen. Vorsitzender des Datenschutzbeirats ist Herr Lothar Schröder. Der Beirat kann der Deutschen Telekom AG Empfehlungen geben. Die Empfehlungen werden dem Prüfungsausschuss der Deutschen Telekom AG vorgelegt. Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie Zusammensetzung und Arbeitsweise der Ausschüsse. Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat. Vorstand und Aufsichts- rat arbeiten zum Wohle des Unternehmens eng zusammen und befinden sich in regelmäßigem Kontakt. Bei der Deutschen Telekom AG finden jähr- lich regelmäßig vier ordentliche Aufsichtsratssitzungen statt. Im Geschäfts- jahr 2009 fanden zudem zwei außerordentliche Aufsichtsratssitzungen sowie eine Klausur zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens statt. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfas- send über die Geschäftsentwicklung, die Planung, die Risikosituation, das Risikomanagement, die Compliance und über etwaige Abweichungen der Geschäftsentwicklung von der ursprünglichen Planung. Berichte des Vorstands werden regelmäßig schriftlich erstattet. Die Berichtspflichten des Vorstands sind durch den Aufsichtsrat über die gesetzlichen Verpflich- tungen hinausgehend konkretisiert worden. Die Arbeit der Organe Vor- stand und Aufsichtsrat ist jeweils in einer Geschäftsordnung geregelt. Die Geschäftsordnung des Vorstands regelt insbesondere die Ressortzuständig- keiten der einzelnen Vorstandsmitglieder, die dem Gesamtvorstand vor- behaltenen Angelegenheiten sowie die erforderlichen Beschlussmehrheiten. Der Vorstandsvorsitzende befindet sich in regelmäßigem Informations- austausch mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden. Arbeitsweise des Vorstands. Der Vorstand tritt in der Regel wöchentlich zusammen. Seine Beschlüsse werden grundsätzlich mit einfacher Stimmen- mehrheit gefasst. Die Geschäftsverteilung des Vorstands sieht acht Vor- standsbereiche vor: den Vorstandsvorsitzenden, den Vorstand Finanzen, den Vorstand Personal, den Vorstand Datenschutz, Recht und Compliance, den Vorstand T-Systems, den Vorstand Deutschland, den Vorstand Operating Officer (COO) und den Vorstand Süd- und Osteuropa (ab dem 1. April 2010 Vorstand „Europa“). Jedes Vorstandsmitglied ist im Rahmen des ihm zugewiesenen Aufgabenbereichs allein geschäftsführungsbefugt. Bestimmte Angelegenheiten entscheidet der Vorstand in seiner Gesamtheit. Außerdem hat jedes Vorstandsmitglied die Möglichkeit, dem Gesamtvor- stand Angelegenheiten zur Beschlussfassung vorzulegen. Für die Mitglieder des Vorstands gilt grundsätzlich eine Altersgrenze von 62 Jahren. 40